无纸化会议董事会建设

场景一：董事会会议中，董事翻阅着一摞摞的文件

场景二：董事翻阅资料，抬头却已不知主讲人讲到何处

场景三：董秘会前复印大量的资料，放在每一张桌子上

场景四：……

这些场景反复出现的话，那意味着企业董事会数字化进程就要加快了。近两年来，无纸化会议在企业中广泛应用，尤其在董事会中，无纸化会议更加是必不可少的会议工具。无纸化会议因其环保低碳、高效便携的特点广受企业好评。

拿着一部平板/手机，即可随时开会

进入web2.0时代以后，传统的会议室会议已经不能满足企业发展需求，无纸化会议走入人们的视野。无纸化会议是基于PC、平板、手机等个人移动设备召开的线上无纸化会议，摆脱传统会议时间及空间束缚。通过无纸化会议，简化会议的流程，节省企业的成本，保障信息的安全，用数字化为董事会信息化建设赋能。

会前准备简化

在开始董事会前，董秘需要大量繁杂的准备工作，包括会议场地的布置，会议的通知，文件的分发，资料的打印等等。董事会议程多项，会前董秘需准备大量的文件，单一个董事需要打印的文件动辄百页，董秘印着不方便，董事看着不方便，文件带着也不方便。

但是无纸化会议的使用可以大大优化会前的准备工作，不仅是在文件打印方面。在会前会后董事云无纸化会议中，不仅能够支持会前的文件上传，还能够为董事会无纸化会议提供全流程的支持。

在使用会前会后董事云无纸化会议时，不需要会前打印会议材料，只需在后台上传电子版会议材料。如材料有更新，重新上传即可，文件可实时同步到每个参会者的移动设备端。每个参会者可以在自己的移动设备端浏览会议材料并批注。完全替代了纸质会议文件的作用，还省去了打印纸质文件的时间及费用，让会议组织者有时间完成其余的工作，提高工作效率。

减少纸张使用，节省企业成本

文件的大量使用与销毁极大地提高了企业运行的成本，企业每年用在打印机、碎纸机、纸张以及文件夹等东西上购买以及维修的成本是不能忽视的。无纸化会议不仅能够将机器与文件部分的成本节省掉，还能够提升企业的数字化办公能力。

节约、环保、低碳是一个企业社会责任感的名片之一。企业承担着一定的社会责任，履行社会责任的同时不但能够提高自家员工的低碳环保意识，也能够为自家企业赢得社会的好感度。

会议过程高效

会前会后董事云无纸化会议能够为董事会会议提供全流程的支持。无纸化会议能够帮助董事摆脱地点的限制，只需一部移动设备，可以让董事会无纸化会议随时开始。董事们可以在会议室里手持平板面对面开会，也可以在不同的地点通过平板进行线上会议。

无纸化会议将董事会的全流程放进系统里，用会前会后董事云数字化功能服务董事会，为董事会会议提质增效。会前会后董事云无纸化会议，能满足会前、会中、会后全流程会议文件电子化需求，真正实现文件数字化、传送网络化、阅读电子化和交流即时化的理想。告别以纸张为载体的文件，优化会务工作，提高工作效率。

信息安全，随取随阅，满足随时随地的信息获取

以无纸化功能节省会议时间，提高会议效率，同时便于携带的移动设备，让会议走出会议室，实现随时随地开会。缩短会议时间，提高执行效率。无需亲自到场，实现随时随地线上参会。

对于传统会议文件大量打印与传发，会前会后董事云无纸化会议加强了对于董事会的信息保护。会前会后董事云无纸化会议可针对会议文件及参会人员设置浏览及下载权限；在导出文件时自动为文件生成水印，防止文件被盗取挪用；可跟踪系统中每个操作的发起人和执行人，包括所有登录尝试、文件上传、文件下载以及授予用户和用户组权限的操作，全方位多功能保障文件机密不外泄。

会后档案管理—安全高效

会前会后董事云无纸化会议可作为董事会的档案管理系统，能够有效的保管董事会档案包括但不限于董事会会议的会议记录、签字文件等。董事会会议后需要对会议档案进行保存，建立档案库就可以实现电子档案的轻松管理。董事需求访问档案可以在线上提交申请，线上查看，档案管理者通过设置用户的权限就可以保护档案的安全，既方便董事们查看档案，又方便管理档案，一举两得。

无纸化会议的未来趋势

无纸化会议随着两会的使用，大规模的无纸化会议系统进入到公众的视野中。无纸化会议作为低碳环保、节省成本、提质增效的会议新方式被市场所欢迎。无纸化会议不只存在于董事会、股东大会等公司高层会议中，许多企业在公司各层级的会议中都实现了无纸化会议。无纸化会议是随着无纸化办公后，企业治理数字化的又一动作，不断加强无纸化会议的水平，不断向着数字化、智能化迈入。

自全国两会使用无纸化会议后，各级人大积极响应，在政务系统刮进一阵无纸化会议风。星星之火，可以燎原，无纸化会议系统从无到有，从青涩到成熟，无纸化会议系统的发展推动了企业无纸化会议的进程。两会的无纸化会议的使用无疑是对无纸化会议的发展起到巨大的推动作用，用无纸化会议在信息化建设中起到了良好的示范带头作用。

低碳环保的理念已经深入人心，无纸化会议将低碳环保与信息化建设结合。在提高企业效率的同时，减少许多一次性办公用品的消耗，低碳环保、办公高效的产品功效是无纸化会议系统最好的代言。

做数字化伯乐，为董事会数字化建设牵来千里马

董事会的建设与办公需要数字化

董事会通常是公司最需要进行信息化建设的地方。因外部董事、独立董事不在公司内部，但是要为公司进行决策，这提高了董事数字化办公的必要性，董事时刻了解公司的信息才能更好地履职。

随着现代化企业制度的逐渐完善，董事会的信息化建设也要提上日程。后疫情时代，董事办公决策、办公与会议经常受到时间、地点等因素的限制，会前会后董事云系统能够为公司董事会提供所遇难题解决方案，帮助董事会进行信息化建设。

有了更高的目标，必然要找一匹跑得快的马

既要董事工作节奏符合现代企业公司的节奏，又要提高董事会的办公效率，无纸化会议存在的必要性就大大增强了。企业董事会信息化建设路途遥远，为董事会建设配一匹“千里马”，让无纸化会议为董事会会议提质增效。

如今，无纸化会议已经成为企业常规性的会议模式。无纸化会议系统的广泛应用得益于信息化的发展，也因企业会议不断出现的新需求。上层建筑反作用于经济基础，企业董事会的建设与管理模式也要匹配企业的发展情况。董事办公模式的改进于董事会信息化建设的进程具有促进作用，无纸化会议已经成为董事会会议必备工具。

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